איך להתחיל קריירה כפְּקִידת קַבָּלָה בלי ניסיון – הכל על התחלה מוצלחת!
אם אתם בסביבות גיל 20 ומחפשים עבודה לא ראשונית, אתם עלולים לחשוב: "איפה להתחיל?" ובכן, אתם לא לבד. הפקידות לקבלה בעסקים שונים היא אחת מהתחומים שבהם אפשר להתחיל לעבוד די בקלות, גם אם אין לכם ניסיון קודם. ולא, אין צורך שהמלצרית הקודמת שלכם תסביר לכם איך לשמור על חיוך על הפנים בזמן שמכינים קפה שהוא 90% חלב. נשמע מעניין? בבקשה, המשיכו לקרוא!
1. מה זה פקידת קבלה בכלל?
פקידת קבלה היא לא רק המשבצת שלא עוסקת בהכנת קפה, אלא תפקיד מרכזי באירגון ובניהול המשרד. אנשים רואים בפקידי קבלה את הפנים של החברה וכשבאים לבקש מידע, לפנות לעזרה או אפילו לתהות מה זה בכלל המקום הזה – הם יפנו לפקידת הקבלה.
תפקידים עיקריים של פקידת קבלה:
- קבלת פנים קיבלה – לפתח רושם ראשוני חיובי.
- מענה טלפוני – להקשיב לשאלות מלקוחות ובסוף גם לענות בהגינות.
- ניהול יומנים – כי בלעדיו, אף אחד לא יודע מתי הפגישה הבאה.
- עבודות אדמיניסטרטיביות – כולל ניהול מסמכים, קביעת פגישות, וסידור שולחן העבודה (ומנסיון, זה אף פעם לא מסתיים).
עכשיו אתם בטח שואלים את עצמכם: "אז מה צריך כדי להיות פקידת קבלה?"
2. מהם הכישורים הדרושים לתפקיד?
נכון, אולי אין לכם תעודת תואר ראשון בפסיכולוגיה עבודה, אבל עדיין יש מספר כישורים שיכולים לעזור לכם למלא את התפקיד בצורה מוצלחת:
- כישורים בין-אישיים: היכולת לתקשר עם אנשים וליצור קשרים.
- סבלנות: במקביל לניהול תכנים, יש גם לקוחות שיכולים להיות מופתעים (ולפעמים לא במובן הטוב).
- יכולת ארגון: חשוב לדעת מה צריך להיות מתי – ואיפה זה אפילו נמצא!
- הבנה בסיסית בטכנולוגיה: שימו לב, אתם עשויים להיות ההנחיה של אחרים בחברה.
3. איך למצוא עבודה אם אין ניסיון?
אז איך מתחילים? ביום בהיר אחד, או יותר נכון, ביום שישי הפנוי שלכם, כדאי לשקול להכין קורות חיים שאומרים יותר מ: "אני לא יודע כלום." הכינו את קורות החיים כך שידגישו את העשייה הקודמת, גם אם היא מסתכמת בניהול קבוצת כדורגל בכיתה ה'.
כמובן, ההגשה של קורות חיים היא רק ההתחלה. תקשו למשרות בדרכים שונות:
- אתרי דרושים – אל תשכחו לעדכן את ה-LinkedIn שלכם.
- רשתות חברתיות – פרסמו בפייסבוק שלכם שאתם מחפשים עבודה.
- יחסי ציבור – אל תיכשלו לפנות לחברים, משפחה ואפילו ידידים בפייסבוק.
מה חשוב להדגיש בקורות חיים?
- כישורים בין-אישיים – הזמן נוגע לעניין אך גם מכיל מספר כישורים.
- נתוני השכלה – לא משנה אם זה תיכון או כיתת חינוך לא פורמלי.
- נסיון בעבודות תנדבנות – כל ניסיון הוא ניסיון!
4. מה עושים ברגע שמקבלים את העבודה?
ברוכים הבאים למועדון! אחרי כל ההכנות המרגשות, וכנראה כמה שבועות של חיפוש מפחיד, הגעתם למצב שבו אתם עובדים! עכשיו מגיעה השאלה של מיליון הדולר: מה עושים ברגע שדורך הרגל שלכם על המפתן?
- תשאלו שאלות – חיברו אתכם למערכת חדשה? אל תהססו לבקש הבהרות!
- שמרו על התלהבות – אתם לא צריכים להיראות כמו פוקימון חולה!
- התפתחו במהירות – קחו את הזמן ולהתעדכן במהירות על תהליכים פנימיים.
5. מה זה לקוחות באמת רוצים?
לקוחות מדברים על כל כך הרבה דברים, אבל יש כמה דברים שהם בהחלט רוצים מכם. הקפיצו מאזניים וראו מה הם באמת מחפשים!
5.1 חשוב לשמור על רוח חיובית!
גם אם הלקוח טועה בצורה גסה, חייכו! חיוך יכול לפעמים לשנות את כל האווירה!
5.2 פתרון בעיות
חלק מהלקוחות יתקלו בבעיות – תהפכו מהם ההזדמנות שלכם להבליט ולפתור בעיות במהירות וביעילות.
שאלות ותשובות
- ש: האם אני יכולה להתחיל כפקידת קבלה גם בלי תואר?
ת: בהחלט, יש מקומות שמבינים את החשיבות של ניסיון מעשי על פני תואר. - ש: כמה פעמים כדאי לי לשדרג את קורות החיים שלי?
ת: כמספר הפעמים שהשתנה מצב העונות – כשיש שינוי, כדאי לעדכן! - ש: האם כל פקידת קבלה יודעת לטפל בתקלות טכניות?
ת: לא, אבל עם גישה חיובית, אתם יכולים ללמוד! - ש: האם זה בסדר לשאול שאלות אם אני לא בטוחה במשהו?
ת: בהחלט! אין דבר כזה שאלה טיפשית. - ש: איך לראות את הפוטנציאל שלי בעתיד?
ת: זה המקום בהחלט להתפתח ולהתקדם!
סיכום
אם אתם שואלים את עצמכם עד כמה פקידת קבלה היא לא התפקיד הכי מעניין במשרד, אז אתם טועים בגדול! כל יום תיכנסו לעשרות שיחות ותקשרים עם אנשים שונים – וחלקם עשויים להיות מהשכונה שלכם! אז אם אתם רוצים ללטש כישורים חשובים, להתקדם בעולם העסקי או פשוט רוצים מקום שבו האדם הנכון ייפגש עם תמונה חיובית, זה התפקיד בשבילכם!
אז האם אתם מוכנים להתחיל את המסע המרגש הזה? רק תדאגו לקחת אתכם חיוך ונכונות ללמוד – זה יהיה הרבה יותר כיף!