פנקסי קבלות הן מצרך שכיח בבתי עסק רבים שמוציאים קבלות וחשבוניות ידניות ללקוחותיהם, ואף כמוצר משלים עבור עסקים שמוציאים חשבוניות ממוחשבות אך לעיתים נדרשים להוציא קבלות מחוץ למשרד או מחזיקים פנקסי קבלות למקרה בו תהיה תקלה ברשת המחשבים.
פנקסי קבלות ניתן להזמין בכל גודל, כאשר הגודל הנפוץ ביותר הוא A5, שהוא גודל של חצי דף מדפסת סטנדרטי (A4). לעיתים ניתקל גם בעסקים שמחזיקים בפנקסים בגודל A4 ובו מספר קבלות קטנות שנתלשות מאותו עמוד, לרוב מדובר בשש או ארבע קבלות בכל דף. פנקס קבלות סטנדרטי מכיל לרוב 25 קבלות, כאשר לכל קבלה יש דף מקור ועוד 2 דפים שהם העתקים, אליהם מועבר באופן אוטומטי כל המידע שנרשם על דף המקור באמצעות נייר כימי מיוחד המכונה נייר קופי, בשל היכול להעתיק אליו את הכיתוב שנרשם בעט או בעיפרון.
צבעי הדפים: העותק הראשון, המקור, יהיה לרוב בצבע לבן, וירשם עליו המילה "מקור". העותק השני יהיה ורוד, והאחרון צהוב. עליהם תופיע המילה "העתק". במקרים נדירים כאשר הלקוח מבקש שיהיו 4 העתקים לכל קבלה, כלומר מקור + 3 העתקים, העותק השלישי יהיה כחול. לרוב שימוש בפנקסי קבלות עם נייר כימי דורשים הפרדה של הקבלה אותה מוציאים בין שאר הקבלות בפנקס ע"י קרטון עבה שימנע העברת הכיתוב לשאר הדפים בפנקס. זה בטח לא מצדיק כמו פרסום ברדיו, אבל זה בהחלט התחלה.
הדפסת פנקסי קבלות עם 2 העתקים חשובה להנהלת חשבונות תקינה: דף המקור נמסר ללקוח, ההעתק הראשון נתלש בסוף החודש ונמסר לרואה החשבון, וההעתק האחרון אינו נתלש ונשאר קבוע בפנקס.
פנקסי קבלות הם שם כולל להדפסת פנקסים שונים הדורשים העתקים, ניתן להדפיס פנקסי קבלות, קבלות לעוסק פטור, חשבוניות מס, חשבונית מס / קבלה, תעודות משלוח, טופס הזמנה, קבלה זמנית, תעודת מסירה, הסכמים שונים עליהן מחתימים לקוחות (נפוץ למשל בתחום הנדל"ן ומודפס על פנקסים שלמים בגודל A4 ללא חלוקה לקבלות קטנות), ועוד. שימוש בפנקסי קבלות לשימושים שונים של העסק בהתאם לדרישותיו הוא נוח מאור ומאפשר יצירת כל פנקס שהוא שדורש מסירת עותק ללקוח ושמירת עותק נוסף בבית העסק עצמו.
פנקסי קבלות מדפיסים לרוב בבית דפוס, ועליהם מופיע שם בית העסק, כתובתו ופרטי יצירת הקשר עמו, ומספר העוסק המורשה / פטור / ח.פ. שלו. ניתן אף לשלב את לוגו בית העסק שיופיע על גבי החשבונית, ופרטים נוספים כמו כתובת דואר אלקטרוני, כתובת אתר אינטרנט ועוד. התבנית עצמה של פנקסי קבלות יכולה להשתנות בהתאם לדרישות בית העסק, כאשר לרוב מדובר בתבניות סטנדרטיות שאפשר להזמין מכל בית דפוס, ולבצע בהן שינויים לבקשת הלקוח.