ארגון אירוע הוא הרבה יותר מורכב ממה שרוב האנשים חושבים. למעשה, מרבית האנשים שרק השתתפו באירועים כאורחים ולא ארגנו אירועים בעצמם, אינם מבינים את כובד האחריות ואת החשיבות של מארגן האירוע. באחריותו לדאוג שהאירוע יעבור בהצלחה רבה, בכל המישורים, החל מביטחונם של המשתתפים ועד לתוכנית האימונית במקום. ישנם דברים רבים שצריך לדאוג לאירוע, כאשר בראש ובראשונה יהיה ציוד ותשתיות לצורך בניית המתחם והכנתו לקראת האורחים. ממחסומים וגדרות, דרך אוהלים ועד ריהוט, שילוט, מבני קונסטרוקציה ועוד.
שמירה על ביטחונם של המשתתפים:
הדבר הראשון בסדר העדיפויות של מארגני האירוע הוא לשמור על הסדר והבטיחות במתחם. שמירה על הבטיחות היא גם של ההמון המשתתף באירוע, גם של המאבטחים והעובדים במתחם וגם של האומנים המופיעים במתחם. על מנת לשמור על הבטיחות והביטחון במהלך האירוע חשוב יהיה להשתמש בציוד מסוים שנועד לצורך ההבטחה, החל מהקמת במה מאובטחת או טריבונות בטוחות לשימוש לקהל ועד לשימוש בגדרות ומחסומים על מנת לנתב את ההמון לאזורים המורשים, לדאוג לכניסה ויציאה מסודרים במתחם ועוד. כל אלה תוכלו להשיג אצל חברת אאוטדור באתר https://out-door.co.il/
התקנת במות ומבנים:
אירועים רבים כמו מופעים מוסיקאליים ומופעי סטנד אפ למשל דורשים התקנה של במות ומבנים שונים. מבנים שבהם יוכלו להיות האמנים לפני ההופעה, להתארגן, להירגע, לנוח, להתאפר.. ובמות עליהן יוכלו להופיע מול הקהל כמובן. לעתים יהיה צורך גם בטריבונות ולעתים יהיה מדובר בשטח פתוח. כאמור התקנת במות ומבנים צריכה להיעשות על ידי אנשי מקצוע מנוסים ומוסמכים שכן יש כאן עניין של בטיחות. חשוב יהיה לוודא שהמתקנים המוקמים יהיו בעלי תו תקן בטיחות ויעברו את כל הבדיקות המקיפות לפני ההופעה. הבמה צריכה להיות מספיק גדולה וחזקה כדי להכיל את כמות האנשים שצריכים להופיע עליה ואף מעבר לכך. כמובן שסביב הבמה צריך לדאוג לשטח סטרילי מספיק כדי שההמון לא יטפס על הבמה או יתפרץ אליה במהלך ההופעה. לצורך כך עושים שימוש במחסומים ואנשי אבטחה כמובן.
אזורים מוגבלי הרשאה:
בכל אירוע, קטן כגדול, במיוחד כאשר מדובר באירועים מרובי משתתפים, לרוב יהיו אזורים מוגבלי הרשאה. אזורים אלו יכולים להיות אזורי VIP, מתחם משפחות, מתחמי האומנים כפי שהזכרנו בפסקה הקודמת או פשוט אזורים לאנשים מורשים בלבד. אזורים אלו תוחמים גם כן באמצעות גדרות ומחסומים, שילוט וכמובן אנשי אבטחה.
אוהלים וציוד נוסף:
באירועים מסוימים יהיה צורך גם באוהלים, ריהוט כמו שולחנות וכיסאות, מערכות תאורה וסאונד ועוד. אוהלים גדולים יכולים לשמש אתכם למגוון צרכים בשטח: על האדמה הקשה ביער, בדשא בגינה או בחול הים הרך. האוהלים משמשים הן לצורך אירוח הקהל במקום מסודר, והן לצורך הגנה מפני תנאי מזג האוויר השונים. בחורף הם יגנו מפני גשמים ורוח קרירה ובקיץ מפני השמש הקופחת. העובדה שניתן לסגור אותם וליהנות ממתחם סגור ומספיק גדול ומרווח, תאפשר גם להכניס פתרונות חימום או קירור בהתאם לצורך ולעונת השנה. אוהלים אלו משמשים הן לצרכי חתונה בשטח למשל ועד לאזכרות בהם רוצים מקום מסודר לארח את המכרים מחוץ לבית.