מכתב פיטורים לעובד שהתפטר: מה כדאי לדעת?

מעבר בין עבודות: איך לכתוב מכתב פיטורים לעובד שהתפטר?

אחת הסיטואציות הנפוצות בעולם העבודה היא המצב שבו עובד מתפטר ממקום העבודה שלו. זהו רגע מכריע, ולעיתים אף טראומתי, שלא רק משפיע על העובד עצמאי, אלא על כל הצוות. אבל מה קורה כאשר אתה, כסמנכ"ל או מנהל, חייב לכתוב מכתב פיטורים לאותו עובד שהתפטר? זה אולי נשמע כמו סיפור שמיועד לספרי היסטוריה, אבל יש כאן יותר ממה שנראה לעין!

נושאים עיקריים: הבנת המצב

כאשר מדובר במכתבי פיטורים, יש כמה דברים חשובים שצריך להבין לפני שמתחילים לכתוב. אחת השאלות הראשיות היא: מדוע בכלל לכתוב מכתב כזה אם העובד כבר עזב? ובכן, יש לכך סיבות טובות:

• תיעוד משפטי: ישנה חשיבות רבה לתיעוד במקרים משפטיים. מכתב המסביר את המצב יכול להוות ראיה לתהליך שהתנהל.
• שמירה על קשרים: אם לעובד יש תפקיד משמעותי בתחום, ייתכן שתצטרך את הקשרים בעתיד.
• רגישות אנושית: מכתב פרידה יכול להוות ק closure לעובד ולמעסיק.

שאלות שחשוב לשאול לפני הכתיבה

לפני שלוחצים על מקש ה-Enter במחשב, כדאי לשאול מספר שאלות:

• מה הסיבה שהתפטר? האם זה היה בעקבות חוויה שלילית או הזדמנות חדשה?
• האם העובד הזה היה פופולרי בצוות?
• מה הם הדינמיקות הקבוצתיות שעשויות להשתנות בעקבות פרידתו?
• האם יש מידע חשוב שהעובד השאיר לא מסודר?
• מה הדבר החשוב ביותר שאני רוצה שיזכרו ממני?

איך לנסח את המכתב? טיפים פרקטיים

השלב הבא הוא לנפוש על המחשב ולכתוב את המכתב. ודא שהוא יהיה ברור, מקצועי ומכיל את כל המידע ההכרחי. להלן כמה טיפים חשובים:

• תחילת המכתב: פתח את המכתב בצורה עניינית. כתוב "אני מקווה שהמאמר הזה מוצא אותך בטוב." (דווקא ציטוט כזה יכול לשבור את הקרח!)
• ציין את התאריך: שים לב לכך שהתאריך חשוב לצורך דיוק עתי.
• הבע את הערכה שלך: ציין את הזמן שבו הייתה לך את הזכות לעבוד עם העובד ואילו הישגים הוא הביא לצוות.

החלקים העיקריים של המכתב

וכמובן, מה לכלול במכתב?

• אישור התפטרות: הכנס ציון לכך שהעובד התפטר וכיצד זה השפיע עליך.
• פרטים נוספים: תוכל לכלול טיפים או הארות שיכולים לעזור עבור סדרי העדיפויות העתידיים של העובד.
• סיום עם מילות ברכה: סיים את המכתב במשפטים אופטימיים ואיחולי הצלחה בעתיד.

מה לא לעשות במכתב?

אפסים! יש כמה דברים שממש לא תרצה לעשות:

• ללכלך על העובד או להביע חוסר שביעות רצון.
• לשכוח להודות על העבודה המצוינת שהוא עשה.
• לנסות לשכנע אותם לחזור – הבהרה תגובות באה עם חיוכים, לא בשדרים לא רצויים.

שאלות נוספות שניתן לשאול את עצמך

אם כאן חשבת שסיימת, חכה רגע! תבדוק גם את השאלות האלה:

• האם אני יודע מה העובד מתכנן לעשות בהמשך?
• האם יש לנו עדיין משימות פתוחות שלא סגורות?
• האם העובד היה קשור ללקוחות חשובים?
• איך נשמור על קשר? האם יש מקום ליצור צוות עובדים לשעבר?
• מה אני יכול ללמוד מהמקרה הזה כדי לשפר עבור עובדים עתידיים?

סיכום: לכתוב מכתב פיטורים זה לא סוף הדרך!

כתיבת מכתב פיטורים לעובד שהתפטר היא משימה לא פשוטה, אך זהו שלב שיש לו ערך. ההכרה ונתינת הכבוד לעובד יכולים להביא תועלת רבה לעתיד שלכם ושל הארגון. זכרו כי אתם רוצים להשאיר רושם חיובי, גם כאשר האיטיוניה לקחת את העפיפון ולצאת אל מחוץ לרוחות ההיבטיות.

הכי חשוב, תשמרו על פשטות ותהיו כנים! כי במילא, אתם יודעים שכולנו פשוט בני אדם.