מכתבים רשמיים: איך לכתוב כך שכולם יקראו אותך?
מה בכלל התפקיד של מכתב רשמי? האם הוא צריך להיות משעמם כמו סרט דוקומנטרי על כללים למיניהם, או שאפשר להכניס בו קצת אלמנטים מפתיעים שיגרמו לאנשים לקרוא ולעשות את מה שביקשתם? בואו נביא קצת צבע לאפור הזה ונבין כיצד לכתוב מכתב רשמי שידבר אל הלב. התחילו להקיף את עצמכם בסגנון שישאיר חותם.
מהו מכתב רשמי ואיפה הוא מתפקד?
מכתב רשמי הוא כלי תקשורת חיוני בעולם המקצועי. הוא משמש להעברת מסרים חשובים, בקשות או מידע המתבצע בין שני צדדים – בין אם מדובר בעסק ובין אם זה לעניין אישי. מה שמייחד אותו הוא סגנון הכתיבה הפורמלי והבהיר, שמטרתו להציג מסר בצורה מקצועית.
כמה סוגים של מכתבים רשמיים יש לנו?
- מכתב בקשה: לדוגמה, מכתב למנהל בבקשה להגדלת משכורת.
- מכתב תלונה: מכתבים בעניין מוצרים פגומים או שירות לא מספק.
- מכתב תודה: מכתבים המביעים הכרת תודה לאחר פגישה עסקית או אירוע חשוב.
- מכתב הודעה: לעדכן על שינוי במדיניות החברה או על אירוע קרוב.
מהם המרכיבים הבסיסיים של מכתב רשמי?
כמו בכל מתכון לקולינריה, גם כאן צריכים להיות כמה מרכיבים בסיסיים:
- פרטי השולח: השם, הכתובת ופרטי הקשר.
- תאריך: חשוב לדעת מתי נכתב המכתב.
- פרטי הנמען: השם והכתובת של המכותב.
- נושא המכתב: בירור אודות מה מדובר, ברור וחד.
- תוכן המכתב: ברור, תמציתי ומסודר, עם חלוקה לפסקאות.
- סיום המכתב: ברכת סיום וחתימה.
הכוח של השפה – איך לגרום למכתב לזרום?
לשפה ולסגנון השפעה עצומה על קבלת המכתב. עליכם להיות ברורים, לעניין ומזמינים. להלן כמה טיפים לשפה המושלמת:
- הימנעו מהאמירות המצלצלות מתוך סרטים דרמטיים.
- שמרו על טון מקצועי, אבל עם נגיעה קלילה.
- השתמשו בשפה פשוטה וברורה.
- קצרו את המשפטים – את המילים פחות מעניין מיוחד.
בחירת טון וסגנון – עם איזה מכתב כדאי להתחיל?
תמיד חשוב לקחת בחשבון את הנמען ואת הקשר איתו. האם מדובר במנהל או בלקוח? כדאי להתאים את הסגנון שלכם בהתאם. יש מספר אפשרויות:
- רשמי מאוד: בתקשורת עם גופים ממשלתיים.
- חצי רשמי: בתקשורת עם לקוחות ושותפים לעסק.
- קליל ועדין: כשמדובר במכתבי תודה או מדי.
שאלות שחשוב לשאול לפני כתיבת מכתב רשמי
לפני שאתם מתחילים לכתוב, כדאי לשאול כמה שאלות:
- מה המטרה שלי במכתב הזה?
- מי הקהל שלי ומה סגנון הכתיבה המתאים להם?
- האם המכתב שלי ברור וקל להבנה?
- האם אני כולל את הפרטים הנדרשים?
דוגמאות שיכולות לעזור לך בדרך
כשאתם לא בטוחים מאיפה להתחיל, תמיד אפשר להיעזר בדוגמאות מוכנות. הנה דוגמה פשוטה:
תאריך: 1 בינואר 2023
למנהל החברה
נושא: בקשה להגדלת משכורת
שלום רב,
אני כותב/ת את המכתב הזה במטרה לבקש שיפור בשכרי לאור ההישגים שהשגתי בשנה האחרונה.
אני מאמין/ה שהעבודה שלי תרמה רבות להצלחות החברה ואשמח לדון על כך בפרטי.
בתודה מראש,
[שמך]
סיכום: לא עוד מכתב שיישאר בארכיון!
כדי שהמכתבים שלנו לא יהפכו לעוד טקסט סתמי שאי אפשר לזכור, חשוב להשקיע זמן בכתיבה. מכתבים רשמיים הם לא שעמום – הם ממש יכולים לשדר את המסר הנכון, להביא לתוצאות ולייצר שינוי. אם תיישמו את הטיפים הללו, תוכלו ליצור מכתבים שימשכו את תשומת הלב ויעודדו פעולה.
עכשיו כשיש לכם את הכלים הללו, אתם מוכנים לכתוב את המכתב הבא שלכם בצורה שתגרום לכלל לעמוד בתור ולקרוא אותו עד הסוף!