איך לכתוב מכתב סיום התקשרות עם ספק – דוגמה שתשנה את המשחק!
שוק שהתנקז למכור, למכור, למכור! ובתוך כל הכאוס הזה, צריך לדעת גם איך להגיד "נכון, תודה, אבל לא תודה" לספקים שלנו. אז קיבלתם את ההחלטה, הגיע הזמן להיפרד מהספק שיותר מעניין אותו להציג מצגות מביכות מאשר לתת שירות טוב? או אולי אתם מחפשים להעביר את העבודה למישהו יותר חדשני? כך או כך, נושא המכתב לסיום ההתקשרות הוא בוער!
מה זה בכלל מכתב סיום התקשרות?
מכתב סיום התקשרות הוא לא פחות מאשר הודעה רשמית שאתם לא רוצים לשתף פעולה יותר עם הספק הנוכחי שלכם. זה יכול להיות לגבי שירותים, מוצרים או קמפיינים פרסומיים, והמטרה היא ליידע אותו על כך בצורה ברורה ונחמדה (כמה שיותר נחמדה). נכון, זה לא משימה הכי קלה בעולם ואפשר להבין אתכם אם אתם מתמודדים עם אתגרים רגשיים – מי לא נתקע בעסקה לא מספקת ולא ראה את השמש זורחת אחר כך? אבל אל תדאגו, הנה כמה הנחיות שיכולות להפוך כתיבת המכתב למשהו הרבה יותר נעים!
אז איך כותבים את המכתב? הנה הסודות!
- כותרת המכתב: אל תתבלבלו, זה לא בדיוק מקום להפתעות. פשוט כתבו "מכתב סיום התקשרות" ותסבירו למה.
- פרטים חשובים: איזה ספק? איזה שירות? תביאו את כל הפרטים כדי שלא יחשבו שאתם מפטרים את המורה שלכם מהכיתה ה'!
- נימוקים: תהיו כנים, אבל אל תבהירו כל פרט קטן. תסבירו שיש צורך בשינוי או שהתפיסה לא מתאימה יותר.
- תאריך סיום: זה הזמן שלכם לבחור תאריך. תעלו את הפאנל וודאו שכל הצדדים מודעים לנושא.
- הודעות חיוביות: זה הזמן לשלוח מסר יפה, אפילו אם יש לכם טינה. תודה על כל מה שהיה.
להתחיל את המכתב – איך לעשות את זה נכון?
בהצלחה! עכשיו הגיע הזמן לכתוב את המכתב כמו שצריך, אני לגמרי בטוח שאתם לא רוצים לגרום נזק ליחסים שלכם עם הספק, למרות שהחלטתם להפסיק את ההתקשרות עמו. כדי להבין את העניין – זה גם WC (Work Culture) וגם מדיניות עתידית של העסק שלכם.
דוגמת מכתב – מה להגיד?
הנה דוגמה למכתב סיום התקשרות שהכנו במיוחד בשבילכם:
לכבוד: [שם הספק]
מאת: [שמותיכם]
תאריך: [תאריך]
נושא: מכתב סיום התקשרות
שלום [שם הספק],
אנו רוצים להודות לכם על העבודה שנעשתה עד כה. עם זאת, בעקבות חידושים בשירותים המוצעים, החלטנו להפסיק את ההתקשרות שלנו, במועד זה יכנס לתוקף [תאריך סיום].
נשמח להמליץ עליכם למדיניות עתידית, ואם תצטרכו המלצות, אל תהססו לפנות אלינו.
בברכה,
[שמותיכם]
שאלות נפוצות על מכתב סיום התקשרות עם ספקים
1. לאיזה טון אני צריך לשאוף במכתב?
השתדלו לשמור על טון מקצועי ונעים, בלי לגלוש לפגיעות אישיות או רגשניות.
2. כמה זמן מראש אני צריך להודיע על הסיום?
תלוי בהסכם שלכם עם הספק – לרוב מדובר בהודעה של כשבועיים.
3. האם אפשר להיפרד בהודעה קצרה?
כן, אבל כדאי ללוות את זה בכמה מילות תודה על התקופה המשותפת.
4. מה לעשות אם הספק יגיב בכעס?
נסו לשמור על קור רוח, ואל תיכנסו לעימות. קבלו את התגובה ברוגע.
5. האם אני צריך להסביר מה לא עבד?
זה לא חובה, אך אם יש לכם סיבות רלוונטיות, זה יכול להועיל לשיפור העתידים.
האם כדאי למדוד את התוצאה לאחר הסיום?
כשהנושא הזה עולה, נשמע שמאתגרים את עצמכם כדי לדעת עד כמה ההחלטה היא טובה. אז למעשה, למה לא? חשוב לבצע מדידות לאחר הסיום כדי לוודא שהתהליך היה מוצלח, לומדים מכשלים (או מעודדים) להמשך הדרך.
תשאלו עצמכם האם אתם מרגישים שהתהליך היה נכון, וכמה התחזקתם בעקבותיו. מבלי להשאיר יותר מדי מסקנות, זה רק טבעי לבצע חקירה נוספת מעת לעת.
קצת מסביב – אל תשכחו להתנסות!
לפני שאתם שולחים את המכתב, נסו לכתוב לעצמכם גרסה על נייר, ולא במחשב. זה שובר את הקרח ומקנה לכם כמה נקודות מבט חדשות. אתם עלולים להיווכח שאתם יותר מדי עצבניים או שיכולים להפנים את המצב.
סיום התקשרות עם ספק עשוי להיות שלב משמעותי בחיים. אל תהססו להשתמש בהומור יתר, והפכו את כל התהליך לחוויה פחות מלחיצה. כי כמו שכולם יודעים – החיים קצרים מדי כדי להילחם בעסקאות לא טובות!
בהצלחה!